PEMBAHASAN
A. Arti Manajemen Perlengkapan Sekolah
Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya mewujudkan tujuan tersebut, serangkaian masalah dapat muncul. Masalah-masalah itu dapat dikelompokkan sesuai dengan tugas-tugas administrative yang menjadi tanggung jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas-tugas aadministratif kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang dikelompokkan menjadi substansi perlengkapan sekolah.
Dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang dikelompokkan sebagai substansi perlengkapan sekolah itu, digunakan suatu pendekatan administrative tertentu yang disebut juga dengan manajemen, merupakan istilah yang cukup popular. Manajemen merupakan proses pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan disebut manajemen.
Berdasarkan uraian singkat di atas dapat dikatakan bahwa manajemen perlengkapan sekolah merupakan salah satu bagian kajian dalam administrasi sekolah (school administration), atau administrasi pendidikan (educational administration) dan sekaligus menjadi bidang garapan kepala sekolah selaku administrator sekolah. Sebagai salah satu bagian dalam kajian administrasi pendidikan, manajemen perlengkapan sekolah mengkaji administrasi pendidikan ditinjau dari sisi bagaimana memberikan layanan secara professional dalam bidang perlengkapan atau fasilitas kerja bagi personel sekolah. Dengan manajemen yang efektif dan efisien diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kerja personel sekolah. Namun dalam pembahasannya, kami akan menggunakan istilah Administrasi Sarana dan Prasarana, yang berarti proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja yaitu pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perlengkapan sekolah, atau juga sering disebut dengan fasilitas sekolah, dapat dikelompokkan menjadi: 1). Sarana pendidikan; dan 2). Prasarana pendidikan.[1]
Prasarana dan sarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun yang tidak bergerak, yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung.[2]
Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Sedangkan prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.[3]
Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis atau sifatnya.
1). Ditinjau dari fungsinya:
Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung (kehadirannya tidak sangat menentukan). Termasuk dalam prasarana pendidikan adalah tanah, halaman, pagar, tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air, listrik, telepon, serta perabot.
Sedangkan sarana pendidikan berfungsi langsung (kehadirannya sangat menentukan) terhadap PBM, seperti alat pelajaran, alat peraga, alat praktek, dan media pendidikan.
2). Ditinjau dari jenisnya:
Ditinjau dari jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi fasilitas fisik atau fasilitas nonfisik.
Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu segala sesuatu yang berwujud benda mati atau dibendakan yang mempunyai peranuntuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha, seperti kendaraan, mesin tulis, computer, perabot, alat peraga, model, media, dan sebagainya.
Fasilitas nonfisik yakni sesuatu yang bukan benda mati, atau kurang dapat disebut benda atau dibendakan, yang mempunyai peranan untuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha seperti manusia, jasa, uang.
3). Ditinjau dari sifat barangnya:
Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi barang bergerak dan barang tidak bergerak, yang kesemuanya dapat mendukung pelaksanaan tugas.[4]
B. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah
Secara umum, tujuan administrasi perlengkapan sekolah adalah memberikan layanan ecara professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara rinci, tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui system perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan pengertian bahwa diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan prasarana pendidikan yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisien.
2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.
3. Untuk mengupayakan sarana dan prasarana sekolah, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel sekolah.[5]
C. Prinsip-Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Agar tujuan-tujuan administrasi sarana dan prasarana bisa tercapai, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola perlengkapan pendidikan di sekolah. Prinsip-prinsip yang dimaksud adalah 1). Prinsip pencapaian tujuan; 2).Prinsip efisiensi; 3). Prinsip administrative; 4). Prinsip kejelasan tangguang jawab; dan 5). Prinsip kekohesifan. Apabila kelima prinsip tersebut diterapkan, administrasi sarana dan prasarana bias menyokong tercapainya tujuan pendidikan.
Prinsip Pencapaian Tujuan
pada dasarnya administrasi sarana dan prasarana sekolah dilakukan dengan maksud agar semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh karena itu, administrasi sarana dan prasarana sekolah dapat dikatakan berhasil jika fasilitas sekolah itu selalu siap pakai setiap saat, pada setiap ada seseorang personel sekolah akan menggunakannya.
Prinsip Efisiensi
Dengan prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah dilakukan dengan perencanaan yang hati-hati, sehingga bias memperoleh fasilitas berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi juga berarti bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dalam rangka itu maka perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk teknistersebut dikomunikasikan kepada semua personel sekolah yang diperkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, bilamana dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap semua personel.
Prinsip Administratif
Di Indonesia teradapat sejumlah peraturan perundang-undangan yang berkenaan dengan sarana dan prasarana pendidikan. Sebagai contohnya adalah peraturan tentang inventarisasidan penghapusan perlengkapan milik Negara. Dengan prinsip administrative berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggung jawab penelolaan perlengkapan pendidikan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel sekolah yang diperkirakan akan berpartisipasidalam pengelolaan perlengkapan pendidikan.
Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Di Indonesia tidak sedikit adanya lembaga pendidikan yang sangat besar dan maju. Oleh karena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga pada kepengaturannya (administrasinya) melibatkan banyak orang. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat ituperlu dideskripsikan dengan jelas.
Prinsip Kekohesifan
Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak. Oleh karena itu, walaupun semua orangyang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang lainnyaharus selalu bekerja sama dengan baik.[6]
D. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah
Kegiatan dalam administrasi prasarana dan sarana pendidikan meliputi:
Perencanaan Kebutuhan
Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana di sekolah didasarkan atas pertimbangan bahwa:
a) pengadaan kebutuhan prasarana dan sarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah.
b) Pengadaan prasarana dan sarana untuk penggantian barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang.
c) Pengadaan prasarana dan sarana untuk persediaan barang.
Pengadaan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pengadaan adalah kegiatan untuk menghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas sekolah.
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:
a) Pembelian
b) Buatan sendiri
c) Penerimaan hibah atau bantuan
d) Penyewaan
e) Peminjaman
f) Pendaurulangan
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di sustau lembaga pendidikan atau sekolah dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari masyarakat atau dana bantuan dari pemerintah daerah atau anggota masyarakat lainnya.
Penyimpanan Prasarana dan Sarana
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan persediaan prasarana dan sarana di dalam ruang penyimpanan/gudang. Penyimpanan hanya bersifat sementara. Penyimpanan dilakukan agara barang/prasarana dan sarana yang sudah diadakan /dihadirkan tidak rusak sebelum tiba saat pemakaian. Penyimpanan jarus dialkukan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat-sifat barang yang disimpan. Dengan demikian nilai guna barang tidak susust sebelum barang itu dipakai.
Inventarisasi Prasarana dan Sarana Pendidikan
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusa penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang yang menjadi milik sekolah menengah yang bersangkutan dalam semua daftar inventaris barang.
Daftar barang inventaris merupakan suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang baik bergerak maupun tidak bergerak yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada di bawah tanggung jawab sekolah. Daftar barang itu terdiri dari:
a) kartu inventaris ruangan
b) kartu inventaris barang
c) buku inventaris
Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisi baik dan siap dipakai.
Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barng inventaris.
Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan cara berhati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas profesional yang mempunyai keahlian sesuai dengna jenis barang yang dimaksud.
Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:
a) Perawatan
b) Pencegahan kerusakan
c) Penggantian ringan
Penghapusan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik negara/derah dari daftar inventaris karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimanan yang diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.
Pengawasan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pengawasan prasarana dan sarana merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah.
Pengawasan dapat dilakukan oleh kepala sekolah (pengawasan melekat), aparat Departemen P dan K atau aparat lain yang berwenang.
Pengawasan dapat dilakukan secara objektif, artinya pengawasan harus didasarkan atas bukti-bukti yang ada. Apabila dari hasil pengawasan/pemeriksaan ternyata terdapat kekurangan-kekurangn, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakan-tindakan perbaikan dan penyelesaiannya.
Untuk pendokumentasian hasil pemeriksaan, perlu adanya buku pemeriksaan untuk diisi oleh pemeriksa.
Peranan Guru dalamAdministrasi Prasarana dan Sarana
Peranan guru dalam administrasi prasarana dan sarana dimulai dari perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana yang dimaksud.
1. Perencanaan
Perencanaan pengadaan barang menuntut keterlibatan guru karena semua barang yang dipergunakan dalam proses belajar-mengajara harus sesuai dengan rancanagn kegiatan belajar-mengajar itu.
Perencanaan pengadaan barang yang menuntut keterlibatan guru di antaranya adalah pengadaan alat pengajaran dan media pengajaran.
2. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Guru harus dapat memanfaatkan segala sarana seoptimal mungkin dan bertanggung jawab penuh terhadap keselamatan pemakaian sarana dan prasarana pengajaran yang ada. Juga bertanggung jawab terhadap penempatan sarana dan prasarana
3. Pengawasan Penggunaan
Apabila sarana dan prasarana pendidikan itu digunakan oleh siswa yang ada di kelasanya, maka tugas guru adalah melakukan pengawasanan atau memberikan arahan agar siswa dapat menggunakan atau memakaik sarana dan prasarana pendidikan itu sebagaimana mestinya.[7]
Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis (terpadu). Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.[8]
Namun secara ringkasnya, seluruh proses tersebut diatas dapat dideskripsikan sebagaimana Gambar di bawah ini:
1
Pengadaaan
- Analisis kebutuhan
- Analis Anggaran
- Seleksi
- Keputusan
- Pemerolehan
2.
Pendistribusian
- Pengalokasian
- Pengiriman
5.
Penghapusan
4.
InventarisasiPERLENGKAPAN SEKOLAH
3.
Penggunaan dan Pemeliharaan
Gambar. 1 Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Pendidikan di Sekolah
[1] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), h.,115.
[2] Soetjipto & Raflis Kosasi, Profesi Keguruan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), Cet. II, h., 170.
[3] Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah, (Jakarta: Bumi Aksara, 2004), h., 2.
[4] Ary H. Gunawan,…h.,115.
[5] Ibrahim Bafadal,…h., 5.
[6] Ibrahim Bafadal,…h.,5-6.
[7] Soejipto & Raflis Kosasih,…h.,170-174.
[8] Ary H. Gunawan, h., 117.
A. Arti Manajemen Perlengkapan Sekolah
Sekolah merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Berkaitan dengan upaya mewujudkan tujuan tersebut, serangkaian masalah dapat muncul. Masalah-masalah itu dapat dikelompokkan sesuai dengan tugas-tugas administrative yang menjadi tanggung jawab administrator sekolah, sehingga merupakan substansi tugas-tugas aadministratif kepala sekolah selaku administrator. Di antaranya adalah tugas yang dikelompokkan menjadi substansi perlengkapan sekolah.
Dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang dikelompokkan sebagai substansi perlengkapan sekolah itu, digunakan suatu pendekatan administrative tertentu yang disebut juga dengan manajemen, merupakan istilah yang cukup popular. Manajemen merupakan proses pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pendayagunaan melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan disebut manajemen.
Berdasarkan uraian singkat di atas dapat dikatakan bahwa manajemen perlengkapan sekolah merupakan salah satu bagian kajian dalam administrasi sekolah (school administration), atau administrasi pendidikan (educational administration) dan sekaligus menjadi bidang garapan kepala sekolah selaku administrator sekolah. Sebagai salah satu bagian dalam kajian administrasi pendidikan, manajemen perlengkapan sekolah mengkaji administrasi pendidikan ditinjau dari sisi bagaimana memberikan layanan secara professional dalam bidang perlengkapan atau fasilitas kerja bagi personel sekolah. Dengan manajemen yang efektif dan efisien diharapkan dapat meningkatkan efektivitas kerja personel sekolah. Namun dalam pembahasannya, kami akan menggunakan istilah Administrasi Sarana dan Prasarana, yang berarti proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja yaitu pendayagunaan semua sumber daya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Perlengkapan sekolah, atau juga sering disebut dengan fasilitas sekolah, dapat dikelompokkan menjadi: 1). Sarana pendidikan; dan 2). Prasarana pendidikan.[1]
Prasarana dan sarana pendidikan adalah semua benda bergerak maupun yang tidak bergerak, yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung.[2]
Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah. Sedangkan prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah.[3]
Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis atau sifatnya.
1). Ditinjau dari fungsinya:
Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung (kehadirannya tidak sangat menentukan). Termasuk dalam prasarana pendidikan adalah tanah, halaman, pagar, tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air, listrik, telepon, serta perabot.
Sedangkan sarana pendidikan berfungsi langsung (kehadirannya sangat menentukan) terhadap PBM, seperti alat pelajaran, alat peraga, alat praktek, dan media pendidikan.
2). Ditinjau dari jenisnya:
Ditinjau dari jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi fasilitas fisik atau fasilitas nonfisik.
Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu segala sesuatu yang berwujud benda mati atau dibendakan yang mempunyai peranuntuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha, seperti kendaraan, mesin tulis, computer, perabot, alat peraga, model, media, dan sebagainya.
Fasilitas nonfisik yakni sesuatu yang bukan benda mati, atau kurang dapat disebut benda atau dibendakan, yang mempunyai peranan untuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha seperti manusia, jasa, uang.
3). Ditinjau dari sifat barangnya:
Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi barang bergerak dan barang tidak bergerak, yang kesemuanya dapat mendukung pelaksanaan tugas.[4]
B. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah
Secara umum, tujuan administrasi perlengkapan sekolah adalah memberikan layanan ecara professional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Secara rinci, tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui system perencanaan dan pengadaan yang hati-hati dan seksama. Dengan pengertian bahwa diharapkan semua perlengkapan yang didapatkan oleh sekolah adalah sarana dan prasarana pendidikan yang berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dengan dana yang efisien.
2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana sekolah secara tepat dan efisien.
3. Untuk mengupayakan sarana dan prasarana sekolah, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap diperlukan oleh semua personel sekolah.[5]
C. Prinsip-Prinsip Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Agar tujuan-tujuan administrasi sarana dan prasarana bisa tercapai, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola perlengkapan pendidikan di sekolah. Prinsip-prinsip yang dimaksud adalah 1). Prinsip pencapaian tujuan; 2).Prinsip efisiensi; 3). Prinsip administrative; 4). Prinsip kejelasan tangguang jawab; dan 5). Prinsip kekohesifan. Apabila kelima prinsip tersebut diterapkan, administrasi sarana dan prasarana bias menyokong tercapainya tujuan pendidikan.
Prinsip Pencapaian Tujuan
pada dasarnya administrasi sarana dan prasarana sekolah dilakukan dengan maksud agar semua fasilitas sekolah dalam keadaan kondisi siap pakai. Oleh karena itu, administrasi sarana dan prasarana sekolah dapat dikatakan berhasil jika fasilitas sekolah itu selalu siap pakai setiap saat, pada setiap ada seseorang personel sekolah akan menggunakannya.
Prinsip Efisiensi
Dengan prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah dilakukan dengan perencanaan yang hati-hati, sehingga bias memperoleh fasilitas berkualitas baik dengan harga yang relatif murah. Dengan prinsip efisiensi juga berarti bahwa pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Dalam rangka itu maka perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya. Petunjuk teknistersebut dikomunikasikan kepada semua personel sekolah yang diperkirakan akan menggunakannya. Selanjutnya, bilamana dipandang perlu, dilakukan pembinaan terhadap semua personel.
Prinsip Administratif
Di Indonesia teradapat sejumlah peraturan perundang-undangan yang berkenaan dengan sarana dan prasarana pendidikan. Sebagai contohnya adalah peraturan tentang inventarisasidan penghapusan perlengkapan milik Negara. Dengan prinsip administrative berarti semua perilaku pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya, setiap penanggung jawab penelolaan perlengkapan pendidikan hendaknya memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut dan menginformasikan kepada semua personel sekolah yang diperkirakan akan berpartisipasidalam pengelolaan perlengkapan pendidikan.
Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Di Indonesia tidak sedikit adanya lembaga pendidikan yang sangat besar dan maju. Oleh karena besar, sarana dan prasarananya sangat banyak sehingga pada kepengaturannya (administrasinya) melibatkan banyak orang. Bilamana hal itu terjadi maka perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan perlengkapan pendidikan. Dalam pengorganisasiannya, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang terlibat ituperlu dideskripsikan dengan jelas.
Prinsip Kekohesifan
Dengan prinsip kekohesifan berarti manajemen perlengkapan pendidikan di sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat kompak. Oleh karena itu, walaupun semua orangyang terlibat dalam pengelolaan perlengkapan itu telah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, namun antara yang satu dengan yang lainnyaharus selalu bekerja sama dengan baik.[6]
D. Proses Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah
Kegiatan dalam administrasi prasarana dan sarana pendidikan meliputi:
Perencanaan Kebutuhan
Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana di sekolah didasarkan atas pertimbangan bahwa:
a) pengadaan kebutuhan prasarana dan sarana karena berkembangnya kebutuhan sekolah.
b) Pengadaan prasarana dan sarana untuk penggantian barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang.
c) Pengadaan prasarana dan sarana untuk persediaan barang.
Pengadaan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pengadaan adalah kegiatan untuk menghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas sekolah.
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:
a) Pembelian
b) Buatan sendiri
c) Penerimaan hibah atau bantuan
d) Penyewaan
e) Peminjaman
f) Pendaurulangan
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di sustau lembaga pendidikan atau sekolah dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari masyarakat atau dana bantuan dari pemerintah daerah atau anggota masyarakat lainnya.
Penyimpanan Prasarana dan Sarana
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan persediaan prasarana dan sarana di dalam ruang penyimpanan/gudang. Penyimpanan hanya bersifat sementara. Penyimpanan dilakukan agara barang/prasarana dan sarana yang sudah diadakan /dihadirkan tidak rusak sebelum tiba saat pemakaian. Penyimpanan jarus dialkukan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat-sifat barang yang disimpan. Dengan demikian nilai guna barang tidak susust sebelum barang itu dipakai.
Inventarisasi Prasarana dan Sarana Pendidikan
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusa penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang yang menjadi milik sekolah menengah yang bersangkutan dalam semua daftar inventaris barang.
Daftar barang inventaris merupakan suatu dokumen berisi jenis dan jumlah barang baik bergerak maupun tidak bergerak yang menjadi milik dan dikuasai negara, serta berada di bawah tanggung jawab sekolah. Daftar barang itu terdiri dari:
a) kartu inventaris ruangan
b) kartu inventaris barang
c) buku inventaris
Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisi baik dan siap dipakai.
Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barng inventaris.
Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan cara berhati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas profesional yang mempunyai keahlian sesuai dengna jenis barang yang dimaksud.
Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:
a) Perawatan
b) Pencegahan kerusakan
c) Penggantian ringan
Penghapusan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik negara/derah dari daftar inventaris karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimanan yang diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.
Pengawasan Prasarana dan Sarana Pendidikan
Pengawasan prasarana dan sarana merupakan kegiatan pengamatan, pemeriksaan, dan penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah.
Pengawasan dapat dilakukan oleh kepala sekolah (pengawasan melekat), aparat Departemen P dan K atau aparat lain yang berwenang.
Pengawasan dapat dilakukan secara objektif, artinya pengawasan harus didasarkan atas bukti-bukti yang ada. Apabila dari hasil pengawasan/pemeriksaan ternyata terdapat kekurangan-kekurangn, maka kepala sekolah wajib melakukan tindakan-tindakan perbaikan dan penyelesaiannya.
Untuk pendokumentasian hasil pemeriksaan, perlu adanya buku pemeriksaan untuk diisi oleh pemeriksa.
Peranan Guru dalamAdministrasi Prasarana dan Sarana
Peranan guru dalam administrasi prasarana dan sarana dimulai dari perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan penggunaan prasarana dan sarana yang dimaksud.
1. Perencanaan
Perencanaan pengadaan barang menuntut keterlibatan guru karena semua barang yang dipergunakan dalam proses belajar-mengajara harus sesuai dengan rancanagn kegiatan belajar-mengajar itu.
Perencanaan pengadaan barang yang menuntut keterlibatan guru di antaranya adalah pengadaan alat pengajaran dan media pengajaran.
2. Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Guru harus dapat memanfaatkan segala sarana seoptimal mungkin dan bertanggung jawab penuh terhadap keselamatan pemakaian sarana dan prasarana pengajaran yang ada. Juga bertanggung jawab terhadap penempatan sarana dan prasarana
3. Pengawasan Penggunaan
Apabila sarana dan prasarana pendidikan itu digunakan oleh siswa yang ada di kelasanya, maka tugas guru adalah melakukan pengawasanan atau memberikan arahan agar siswa dapat menggunakan atau memakaik sarana dan prasarana pendidikan itu sebagaimana mestinya.[7]
Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang harmonis (terpadu). Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpangsiuran dan tumpang tindih dalam wewenang, tanggung jawab, dan pengawasan menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.[8]
Namun secara ringkasnya, seluruh proses tersebut diatas dapat dideskripsikan sebagaimana Gambar di bawah ini:
1
Pengadaaan
- Analisis kebutuhan
- Analis Anggaran
- Seleksi
- Keputusan
- Pemerolehan
2.
Pendistribusian
- Pengalokasian
- Pengiriman
5.
Penghapusan
4.
InventarisasiPERLENGKAPAN SEKOLAH
3.
Penggunaan dan Pemeliharaan
Gambar. 1 Proses Administrasi Sarana dan Prasarana
Pendidikan di Sekolah
[1] Ary H. Gunawan, Administrasi Sekolah, (Jakarta: Rineka Cipta, 1996), h.,115.
[2] Soetjipto & Raflis Kosasi, Profesi Keguruan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2004), Cet. II, h., 170.
[3] Ibrahim Bafadal, Manajemen Perlengkapan Sekolah, (Jakarta: Bumi Aksara, 2004), h., 2.
[4] Ary H. Gunawan,…h.,115.
[5] Ibrahim Bafadal,…h., 5.
[6] Ibrahim Bafadal,…h.,5-6.
[7] Soejipto & Raflis Kosasih,…h.,170-174.
[8] Ary H. Gunawan, h., 117.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar